はじめに
  • 業務改善ってなに?
  • 業務改善はなぜ必要なの?
  • 業務改善を実施するメリットはなに?

こんな疑問をお持ちのあなたへ。
本記事はそもそも業務改善とは何なのか、実施する目的やメリットを分かりやすく解説していきます。

業務改善とは?

業務改善

業務改善とは一般的には仕事の手順や業務の流れ見直し、特定の業務・作業の効率を改善することです。
⇒具体的には、業務のムリ・ムラ・ムダを省いて業務効率化やコスト削減を図ることです

上司の方々から「業務効率化」や「コスト削減」といったキーワードを含んだ指示を受けることがありますが、それらは正に業務改善の一貫です。

業務改善はなぜ必要なのか?

近年は「働き方改革」の推進や、「少子高齢化」による人手不足などにより、今まで以上に少人数・短時間で業務をこなしていくことが求められています。労働者の一人一人が生産性を上げるために業務改善は業界を問わず、どのような企業においても欠かせない取り組みとなってきています。

  1. 労働人口の減少
  2. 現代においてもっとも大きな社会的な問題として、人口減少に伴う労働人口の減少が挙げられます。
    特に少子高齢化が急激に進んでおり、年月が経てば経つほど現役の労働人口が減少していくことになります。こういった状況は今後も悪化していくことが予想されており、遠い未来ではなく、すでに起きている問題として捉えておく必要があります。

    特に人手が足りていない企業においては、人数が少ない分より効率よく業務を行っていくことが大切になります。そのため、できる限りムダを省いて業務に取り組める体制づくりや環境づくりを目指すことが大切になってきます。また、そのような体制や環境が整備されていない企業には貴重な労働者が応募しないという風潮も強まってきています。

  3. 働き方改革への適応
  4. 「働き方改革」に象徴されるように、昨今日本においてもワークライフバランスを求める気運が高まっており、かつての日本の企業風土の中で当たり前だった残業や休日出勤もいとわないという働き方からプライベートの時間を充実させたいと考える人が増えています。

    また、法律としても規定以上の残業を課した企業に対する罰則規定がある他、世界的にも労働者の自由な働き方を重視する流れが急速に強まっています。(世界では週休3日制や、休日に従業員と連絡を取ること自体を罰する規定を導入する国も出てきました。)

    労働人口が減少する上に労働者からもワークライフバランスを求められるとあっては、効率化によりスムーズに業務を行う必要性が高まるのは当然の流れといえます。

  5. 業務プロセスの最適化
  6. 日々業務をこなす中で業務プロセス、つまり仕事の手順や業務の流れを見直す機会は少ないのではないでしょうか。「会社や上司からの指示」や「何かしらのトラブル発生」といったキッカケがなければ意識することは難しいかもしれません。「昔から取り入れているやり方が正しい」「問題が起きていないから大丈夫」といった固定観念が、考える機会を奪っている、あるいは考えることを先延ばししているかもしれません。こうするうちに、自分自身や周辺の人々、環境そのものが「時代遅れ」にいるかもしれません。業務プロセスを見直すには、こういった固定観念を疑うところから始めることが何より重要です。

業務改善を実施する目的とは?

業務改善は何のために行うのでしょうか。以下のような目的があります。

  1. 業務の全体最適化
  2. 業務プロセスの最適化

    現在業務で行っている工程の中で、ムダなものがあればその工程を改善することにより、ある一塊のプロセスが最適化され、それが業務全体に波及していくことで業務プロセス全体の最適化が期待できます。これによりコスト削減や生産性向上が図られ、組織全体が筋肉質な組織へと生まれ変わっていきます。

  3. 組織風土の変革
  4. 改善活動を通して、「固定観念を打破する」、「前例主義からの脱却」「客観データに基づく行動」といった風土・文化の醸成も期待できます。

  5. 属人化された業務・作業からの脱却と人手不足への対応力強化
  6. 特定の従業員しかできない属人化された業務や作業を誰にでもできるように改善することはとても重要です。そのためにはまず、任せきりになっていた業務や作業をチームで情報共有・手分けすることが必要です。いわゆる、「見える化」です。これにより皆さんが効率よく作業できるようになる上、その従業員が休んだ時や退職した時に現場が回らなくなるリスクが軽減されます。

    これにより効率的に業務を回しやすくなります。人手が不足しているというハンデに対しては、皆さんで仕事を共有しあうことで、そのハンデを克服することができるだけでなく、1人1人の生産性が向上し、企業の競争力向上にもつながります。

  7. 魅力ある企業への変身
  8. 働き方改革という言葉は、どうしても強制的なイメージ、「やらされ感」を感じますが、その本質は魅力ある企業を作るということにあります。業務改善で業務効率化を実現できれば、短時間でこれまでと同じ成果、それ以上の成果を出すことができるようになります。そしてマネジメントしやすい体制づくりや従業員の働きやすい環境ができれば、魅力ある人材だけでなく、お客様、パートナー企業が増えていくことに繋がり、社内外から見て魅力のある企業に変化していきます。

業務改善による効果とは?

  1. 業務の効率化
  2. 業務改善の一環として作業工程を見直すことで、業務の効率化を実現することできます。

    業務で行っている工程の中に、ムダなものがあればその工程を見直すことにより、業務プロセスの最適化が期待できます。

  3. 生産性の向上
  4. 業務改善は生産性の向上も実現することができます。

    企業の生産性の定義は、業務毎に異なるものの投入した経営資源に対してどれだけの成果を出せたかで評価することができます。

  5. 労働環境の改善
  6. 労働環境の改善とは「能力以上のムリな業務」「品質のムラをなくす」を指します。
    「ムリな業務」「品質のムラ」を改善するには、ヒトの能力に頼った業務を割り振るだけでなく、ツールやマシンなどへの設備投資も行いましょう。

  7. コストの削減
  8. コストの削減

    コスト削減は、業務にかける経費や業務そのものを削減してしまうと、企業の利益や競争力を失う可能性があります。業務におけるムリ・ムダ・ムラを排除することで企業の経営資源が有機的に動いている状態を目指しましょう

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