【番外編】テレワークでJIGletを使ってみました!

はじめに

こんにちは!JIGletプロジェクトチームです!
これまで、JIGletの利用例などを10件以上掲載させていただいてきました。いくつかご覧になっていただけましたか?JIGletは製造業向けのソリューションですが、工夫次第でいろいろな使い方ができます。今回はちょっと違った使い方をご提案します!

今回の説明で使うモノ

・ボタンデバイス 1個(伝えたいメッセージが1種類の場合)
・サイコロデバイス 1個(伝えたいメッセージが複数種類の場合)
・iPad(iOS 13以降)
・JIGletアプリ(AppStoreよりダウンロード)
・いつものテレワーク環境

テレワーク時のコミュニケーションで困ったことはありませんか?

コロナ禍の影響により、テレワークが世間に浸透しつつあります。いきなり働き方が変わってしまい、戸惑っている方も多いのではないでしょうか。かくいう私たちも、在宅での就業がメインになっておりますし、プロジェクトチームは東京と京都の2拠点に分かれていますので、ほとんど顔を合わせられない状況が続いています。

テレワークをするときに困るのは、人とのコミュニケーションがとりづらいことですよね。人に何かを伝えたい時には、まずチャットで「ちょっといい?」などと話しかけたり、電話やTV会議システムなどを使ったり、メールを送ったりする必要があります。
このような既存のコミュニケーションツールにも良し悪しがあると考えており、次のようなケースでは、既存にはないツールを使った方が効率的と考えています。例えば、単純な作業引継ぎや、時間があるときでいいのでお返事くださいとお願いするような場面では、その都度チャットを開いて、「お疲れ様です」からコミュニケーションをしてから核心に進むまで数分かかる、みたいなことは非効率ですよね。相手には単純に「終わったよ」と伝えれば済む話なのにもかかわらず、です。

離れた人に『効率よく』業務連絡をしてみよう!

JIGletを使えば、ボタンを押すだけ、もしくはサイコロを転がすだけ、で人に通知を送ることができます。必要最低限でなおかつ定型的なイベントであれば、それで事足りることも多いかと思います。

1. ボタンを使う場合

1種類の連絡のみでよい場合、用意するのはボタンだけ。
シナリオの作り方は、過去の記事【基本編】ボタンで離れた人にメールを送ってみよう!をご参照ください。

2. サイコロを使う場合

複数種類の連絡をする必要がある場合は、サイコロを使います。本記事ではこちらを詳しくご説明します。
以下のようなシナリオを考えてみました。

若手社員が、サイコロを使って、先輩社員と課長にメール通知するシナリオ』です。
作成手順をご説明します!

①シナリオの条件設定
誰に、何を、どのように通知するかを考えます。今回は以下の条件にします(作成者は、若手社員とします)。

  • 通知先は、先輩社員と、課長。
  • 簡単な業務連絡を通知する。
  • サイコロがどの面になっても、先輩社員にメールを送る。
  • 2、3、5、6面にした場合、先輩社員に加え、課長にもメールを送る。

②サイコロの設定
メールの題名となる文章をサイコロに設定します。

  • 1面が上:作業終了しました
  • 2面が上:相談があります
  • 3面が上:休憩に入ります
  • 4面が上:トラブル発生しました
  • 5面が上:テレワーク終わります
  • 6面が上:連絡お待ちしております

③メール通知の設定
メール通知ブロックを2つ配置し、1つは先輩社員、もう1つは課長を、配信先に設定します。
そして、題名、本文を入力します。

題名に「#text」とありますが、こうすることでサイコロに設定した文章が、メールの題名に置き換わります!
たとえば1面が上になった場合、Aさんが「作業終了しました」と言っています、という題名のメールが配信されます。

④ブロック同士の接続
サイコロとメール通知ブロックを接続します。

  • サイコロブロックの6面全てから、先輩社員を配信先に設定したメール通知ブロックに、線をつなげます。
  • サイコロブロックの2、3、5、6面から、課長を配信先に設定したメール通知ブロックに、線をつなげます。

以上で、シナリオの完成です!
サイコロを使って、テレワーク中の簡単な業務連絡を、先輩社員や課長に、『効率よく』通知できるようになりました。

ちなみに、このシナリオを作るのにかかった時間は約5分です。

おわりに

いかがでしたか?テレワーク中を想定し、離れた人にボタンやサイコロを使って、『効率よく』業務の状況を通知する使い方をご紹介しました。もちろんこれだけで日頃の業務が完結するわけではありません。円滑なコミュニケーションのためには対面・TV会議・電話・チャットなどをうまく使い分ける必要があります。業務連絡を効率化するひとつの手段としてJIGletが役立つのではないか?というご提案です。

このように、JIGletはさまざまな場面で活用できます。今後も、新たな使い方をコラムで発信し続けていきたいと考えておりますので、是非ご覧ください!

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